Das Register der Ausgangsbriefe ist ein obligatorisches Dokument. Die Regeln für ihre Zusammenstellung werden von der Russischen Post festgelegt und sind in Form von f.103 wiedergegeben. Dieses Dokument ist erforderlich, wenn Sie auch nur einen kleinen Briefstapel senden.
Anleitung
Schritt 1
Erstellen Sie eine Präambel für Ihr Dokument. Dieser Teil des Registers sollte Angaben zum Absender enthalten, d. h. den Namen Ihres Unternehmens, seine Rechtsform in Kurzform, den Nachnamen, Vornamen und das Patronym des Leiters des Unternehmens, in dem Sie tätig sind. Geben Sie außerdem das Datum an, an dem das Dokument erstellt wurde.
Schritt 2
Fahren Sie mit dem Ausfüllen des Hauptteils des Dokuments fort, das aus einer Tabelle besteht. Der tabellarische Abschnitt sollte die folgenden Spalten enthalten: Seriennummer des Datensatzes, an wen, Postleitzahl, Brief / Benachrichtigung, Postzeichen. Die erste Spalte ist einfach zu füllen: Tragen Sie einfach die durchgehende Nummerierung aller Datensätze in der Tabelle ein. Die letzte Zahl sollte mit der Anzahl der von Ihnen gesendeten E-Mails übereinstimmen. In der zweiten Spalte tragen Sie die Daten der Adressaten Ihres Unternehmens ein: die Namen von juristischen Personen oder die Nachnamen, Vornamen und Vatersnamen von Einzelpersonen. Achten Sie darauf, die dritte Spalte auszufüllen. Ermitteln Sie dazu zunächst nicht nur die Adresse der Person, an die die Korrespondenz gesendet werden soll, sondern auch dessen Postleitzahl. Ohne Angabe des Index hat die Post das Recht, den Brief nicht anzunehmen. Geben Sie in der nächsten Spalte die Art der Korrespondenz an, die Sie versenden möchten. Die letzte Spalte müssen Sie nicht ausfüllen. Dies sollte vom Postmitarbeiter, der Briefe von Ihnen entgegennimmt, überprüft werden.
Schritt 3
Überprüfen Sie die Richtigkeit des Registers und übergeben Sie es dem Postmitarbeiter. Nun muss er die Richtigkeit der im Dokument eingegebenen Daten überprüfen und die entsprechenden Markierungen vornehmen. Nehmen Sie zusätzlich zu Ihrer Registrierung Dokumente mit, die vom Postpersonal nach den internen postalischen Standards erstellt wurden. Dieses Dokument ist für Ihre persönliche Abrechnung des Korrespondenzverkehrs nicht überflüssig. Bringen Sie die Quittung an die Kasse an und legen Sie sie in einem speziellen Ordner ab, in dem ausgehende Briefe gezählt werden.
