Das Internet verbreitet sich immer mehr in allen Bereichen, auch im Dokumentenfluss. Es ist oft einfacher und schneller, ein Dokument per E-Mail zu versenden als andere Methoden. Wie versende ich den Bericht richtig per E-Mail?
Notwendig
- - Scanner;
- - Computer;
- - Zugang zum Internet.
Anweisungen
Schritt 1
Erkundigen Sie sich beim Adressaten, ob er das gewünschte Dokument per E-Mail annehmen kann. Jede Organisation hat für diesen Fall ihre eigenen Vorschriften und Regeln. Regierungsbehörden wie der Pensionsfonds der Russischen Föderation und der Föderale Steuerdienst verlangen beispielsweise, dass Berichte von Organisationen mit einer elektronischen Signatur versehen werden. Dazu müssen Sie ein spezielles Programm auf den Computer des Unternehmens herunterladen und damit einen eindeutigen digitalen Code registrieren, der als Signatur der verantwortlichen Person für elektronische Dokumente dient.
Schritt 2
Wenn Sie einen Bericht, der zuvor in Papierform erstellt wurde, versenden möchten, scannen Sie ihn ein. Wenn dies den Empfänger nicht erstellt, müssen Sie ein elektronisches Dokument im Text- oder Tabellenformat erstellen, je nachdem, welche Informationen Sie in den Bericht aufnehmen möchten.
Schritt 3
Hängen Sie den Bericht an den Hauptteil des Schreibens an. Bitte beachten Sie, dass viele Personen aufgrund der Gefahr eines Virenangriffs keine Dateien öffnen, die ihnen per Post zugesandt werden. Daher müssen Sie im Hauptteil des Briefes die Essenz Ihres Versands beschreiben, damit der Empfänger sicher ist, dass es sich wirklich um Sie und nicht um einen Hacker des Computersystems handelt.
Schritt 4
Einige Berichtssysteme wie Google Analytics verfügen über ein eigenes System zur Textübermittlung. Nachdem Sie die Arbeit mit dem Bericht beendet haben, klicken Sie oben auf dem Bildschirm auf die Schaltfläche "E-Mail". Wählen Sie dann im erscheinenden Menü die Kategorie "Senden". Bestimmen Sie das Format der Datei, die Sie senden möchten. Fügen Sie dann die Adresse des Empfängers, die Betreffzeile und den Begleittext zum Bericht hinzu. Klicken Sie anschließend erneut auf die Schaltfläche "Senden".
