Praktisch ist es, wenn Nachrichten in Ordner einsortiert werden, entsprechende Benachrichtigungen eingehen, Briefe von bestimmten Empfängern nach einer bestimmten Regel markiert werden und vieles mehr. Ähnliche Regeln für Nachrichten und nicht nur in Outlook können auf Basis der "Regelvorlagen" erstellt werden.
Anleitung
Schritt 1
Am häufigsten wird MS Outlook, obwohl es andere Office-Funktionen hat, für die E-Mail-Korrespondenz verwendet. Daher werden die meisten Einstellungen per E-Mail vorgenommen. Für Nachrichten werden die Regeln am häufigsten festgelegt.
Schritt 2
Öffnen Sie MS Outlook auf der Seite der eingehenden E-Mail-Nachrichten, rufen Sie das Hauptmenü auf und wählen Sie den Punkt "Service". Wählen Sie darin den Unterpunkt "Regelassistent". Klicken Sie darauf und folgen Sie den Anweisungen des Systems. Es öffnet sich ein Fenster, in dem als erstes eine Liste der Dienste angezeigt wird, für die eine Regel erstellt werden kann. Wählen Sie darin Ihr Konto aus.
Schritt 3
Es kann auch Antivirensoftware, Firewall usw. geben. Sie werden im Fenster darunter angezeigt und es gibt Kontrollkästchen dafür, von denen Sie eines mit einem Kontrollkästchen aktivieren müssen. Andernfalls gilt die Regel für alle verfügbaren Dienste.
Schritt 4
Rechts neben diesem Fenster befinden sich mehrere Schaltflächen, von denen Sie nur "Erstellen" brauchen, wenn Sie das Adressbuch mit den Regeln nicht importiert haben und die bestehenden nicht ändern möchten. Klicken Sie auf diese Schaltfläche, Sie sehen das folgende Fenster mit zwei Kontrollkästchen, einem Menü und einem Regelbeschreibungsfeld, in dem die Parameter der Aktion, die mit E-Mail gemäß Ihren Anforderungen ausgeführt wird, eingestellt werden.
Schritt 5
Aktivieren Sie in der ersten Checkbox das Kontrollkästchen "Regel basierend auf einer Vorlage erstellen", woraufhin im nächsten Feld eine Liste der verfügbaren Regelvorlagen angezeigt wird. Sie können in MS Outlook viele Regeln festlegen, und jedes Mal müssen Sie die "Hilfe" lesen oder durch Ausprobieren herausfinden. Aber es gibt eine Hauptsache, an der Sie üben können - das ist "Neue Nachrichten von jemandem verschieben". Es ist hauptsächlich zum Sortieren von E-Mails in Ordner gedacht. Sobald Sie die Fähigkeit zum Erstellen dieser Art von Regeln beherrschen, wird es Ihnen nicht schwer fallen, andere Arten von Regeln festzulegen.
Schritt 6
Markieren Sie im Vorlagenauswahlfeld die entsprechende Zeile mit der Maus. Die einfachste weitere Lösung ist ein Klick auf den Link "Absender oder Mailingliste" im Fenster darunter. In diesem Fall erscheint direkt vor Ihnen ein Fenster mit einer Liste Ihrer Kontakte. Wenn sich der Kontakt in Ihrem Adressbuch befindet, wählen Sie ihn mit der Maus aus, klicken Sie auf die Schaltfläche mit dem Pfeil, die sich zwischen den Fenstern befindet. Links sind alle Kontakte, rechts - nur die ausgewählten. Für jeden der Kontakte muss dieser Vorgang separat wiederholt werden.
Schritt 7
Ist der gesuchte Absender nicht im Adressbuch vorhanden, können Sie seine E-Mail-Adresse in das freie Feld über der Liste der verfügbaren Kontakte eingeben. Vergessen Sie nicht, die Adresse und den Namen zu speichern, sowie alles, was Sie für diesen Kontakt schreiben möchten. Die gespeicherten Daten erscheinen in Ihrem Adressbuch unter dem Namen, den Sie als Anfrage angegeben haben. Drücken Sie nun erneut die OK-Taste, dann "Weiter" und fahren Sie mit dem Einrichten der Bedingungen für die Auswahl des Zielordners für die Korrespondenz fort, die von der von Ihnen angegebenen Adresse kommt.
Schritt 8
Klicken Sie in ähnlicher Weise auf den Link "Name", um den Zielordner auszuwählen. Falls Sie für diese Art von Korrespondenz noch keinen Ordner angelegt haben, können Sie diesen direkt im nächsten Fenster des Programms anlegen. Hier werden Sie aufgefordert, entweder den Zielordner aus der vorgeschlagenen Liste der verfügbaren auszuwählen oder einen neuen zu erstellen. Klicken Sie auf "Erstellen", geben Sie den Namen des Pakets ein, falls noch nicht vorhanden, und klicken Sie auf OK. Durch Klicken auf die Schaltfläche "Weiter" können Sie zusätzliche Regeln für die bereits erstellte hinzufügen - machen Sie klar, in welchen Fällen diese Regel angewendet werden soll.
Schritt 9
Um die Erstellung einer neuen Regel abzuschließen, klicken Sie einfach auf Fertig stellen. Die neue Regel wird der Hauptliste der MS Outlook-Regeln hinzugefügt, von wo aus Sie sie auch bearbeiten können. Üben Sie zunächst dieses einfache Beispiel, indem Sie einfach die verschiedenen Checkboxen im Menü unter dem Link „Absender oder Mailingliste“ankreuzen und sich das Ergebnis ansehen. Das gleiche kann dann für das Feld "Name" gemacht werden. Experimentieren Sie selbst mit den Einstellungen, haben Sie keine Angst, etwas falsch zu machen: Die Regel kann jederzeit geändert oder ganz gelöscht werden.
