Büroangestellte müssen oft Briefe per Fax versenden. Die Fälle können ganz unterschiedlich sein, aber was tun, wenn Sie zum ersten Mal mit einem solchen Problem konfrontiert sind und absolut keine Ahnung haben, wie Sie einen Brief an ein Fax senden sollen?
Anweisungen
Schritt 1
Verfassen Sie Ihren Brief in MS Word, indem Sie die Vorlage verwenden, die Sie in MS Publisher verwenden können, um ein Firmenlogo hinzuzufügen. Verwenden Sie MS EXEL, wenn Sie Tabellenkalkulationen erstellen und faxen müssen. Wenn Sie Bilder senden möchten, müssen diese die Erweiterung.jpgG haben.
Schritt 2
Beachten Sie, dass ein Standardbrief, der gefaxt werden kann, eine A4-Seite hat. Die erforderliche Schriftart zum Schreiben beträgt mindestens 10 Punkt. Aus diesem Grund ist es am besten, alle Ihre Gedanken auf einem Blatt zu speichern, damit Sie Informationen nicht über mehrere Seiten senden müssen.
Schritt 3
Geben Sie alle Informationen klar und prägnant an. Schreiben Sie in den Brief, den Sie an das Fax senden, nur das, was für Ihren Adressaten nützlich und interessant ist. Wenn Ihnen beispielsweise eine konkrete Anfrage zugesandt wurde, beantworten Sie diese genau, ohne vom Thema abzuweichen usw.
Schritt 4
Fügen Sie keine kleinen Bilder oder Zeichnungen in Briefe ein, diese können unscharf sein und der Adressat erhält dadurch nur eine negative Meinung über Sie oder Ihr Unternehmen. Geben Sie am Ende der Nachricht unbedingt Ihre Adresse, Telefon-/Faxnummer oder andere Kontaktinformationen an.
Schritt 5
Drucken Sie Ihren Brief aus. Untersuchen Sie das Dokument auf Druckqualität, es sollte gut sein, alle Buchstaben sollten klar und nicht verschwommen sein, damit der Empfänger den Text erkennen kann. Wenn Sie Mängel feststellen, korrigieren Sie diese und drucken Sie den Brief erneut aus.
Schritt 6
Öffnen Sie das Dokumenteneinzugsfach am Fax. Es befindet sich normalerweise an der Rückseite der Maschine. Legen Sie Ihren Brief mit der Vorderseite nach unten ein. Wenn Sie mehrere Blätter haben, prüfen Sie, ob Ihr Faxgerät den Massenversand unterstützt, andernfalls müssen Sie jedes Blatt einzeln einlegen.
Schritt 7
Warten Sie auf den Signalton, das Gerät sollte das Papier aufnehmen. Wählen Sie die Faxnummer Ihres Empfängers. Warten Sie auf eine Antwort am anderen Ende des Kabels.
Schritt 8
Stellen Sie sich vor und geben Sie an, dass Sie das Fax versenden möchten. Drücken Sie zusammen mit dem Adressaten die Schaltfläche „Start“(meist heißt es: „Start“). Das Fax wird gesendet, wenn alle Schritte abgeschlossen sind. Ersetzen Sie das Rohr erst, wenn das Papier das Gerät vollständig durchlaufen hat.
Schritt 9
Klicken Sie auf die Schaltfläche "Kontakt" und geben Sie an, ob Ihr Brief an den Adressaten gesendet wurde (ob das Fax angekommen ist). Wenn die Anzeigequalität schlecht ist, versuchen Sie alle Schritte erneut.
