Die Leute gewöhnen sich schnell an E-Mails. Am Abend können Sie ein Dutzend oder mehr Nachrichten austauschen, und die Korrespondenz mit Freunden und Verwandten ähnelt oft einem mündlichen Dialog. Beim Verfassen von Geschäftsbriefen müssen Sie sich jedoch an die Regeln der Etikette halten, die für E-Mail und normale Post ungefähr gleich sind.
Es ist notwendig
- - einen Computer mit Internetanschluss;
- - Telefonbuch.
Anleitung
Schritt 1
Nennen Sie den Zweck Ihrer Nachricht. Es ist nicht notwendig, es aufzuschreiben, aber Sie müssen klar verstehen, ob Sie einen neuen Vertrag abschließen, neue Kunden gewinnen, einen neuen Mitarbeiter einstellen, einen Schaden geltend machen oder einfach nur Partnern zum Urlaub gratulieren möchten.
Schritt 2
Überlegen Sie, wer genau Ihren Brief erhalten soll. Davon hängt maßgeblich seine Form ab. Vielleicht brauchen Sie gar nichts zu schreiben, aber ein Anruf genügt, die Situation in einem Fachforum besprechen oder das Problem persönlich lösen.
Schritt 3
Wählen Sie die Art des Briefes aus. Für den Verbraucher kann dies ein Angebot eines Produkts oder einer Dienstleistung sein, andere Informationen mit Werbecharakter. Sie können eine Umfrage durchführen. Banken erinnern Kunden oft an Schulden oder neue Kreditkonditionen. Sie können Informationen über offene Stellen und eine Stellenanzeige an die Person senden, die Sie in Ihrem Team sehen möchten. Einige Nachrichten müssen den Mitarbeitern des Unternehmens schriftlich entgegengenommen werden. Dies sind disziplinarische Informationen und eine Kürzungswarnung. Partner erhalten normalerweise neue Vorschläge, Beschwerden und Entschuldigungen.
Schritt 4
Ein Geschäftsbrief muss bestimmte Angaben enthalten, daher ist es besser, gleich Formulare zu entwickeln. Das ausgefüllte Formular kann per E-Mail als Anhang oder ausgedruckt und per Post per Post oder Einschreiben versandt werden. An der Spitze sollte der Name Ihres Unternehmens stehen, oder noch besser - das Logo. Etwas darunter befinden sich Datum und Nummer sowie ggf. Links zu Netzwerkressourcen (z. B. wenn die Vertragsbedingungen oder Ausschreibungsunterlagen auf der offiziellen Website veröffentlicht sind). Es ist besser, die Spalte für den Betreff des Briefes zu behalten. Machen Sie es mutig. So kann Ihr Adressat schnell in den Dokumenten navigieren, die ihm täglich zur Unterschrift zugesandt werden.
Schritt 5
Geben Sie Nachname, Vorname, Vatersname und Position der Person an, an die der Brief gerichtet ist. Viele Firmen haben eigene Websites oder zumindest Homepages im Internet. Da gibt es wohl Kontakte. Sie können das Sekretariat anrufen und herausfinden, welcher der Mitarbeiter an einem bestimmten Thema beteiligt ist. Das Unternehmen kann Namensvetter und sogar Mitarbeiter haben, die den gleichen Nachnamen und die gleichen Initialen haben.
Schritt 6
Beginnen Sie Ihren Brief mit einer persönlichen Anrede mit Namen und Vatersnamen. Es wäre angebracht, das Wort "respektiert" hinzuzufügen, auch wenn Sie ein Disziplinarverfahren schreiben. Erinnern Sie den Adressaten im einleitenden Teil an den vorherigen Kontakt, auch wenn dieser schon lange her ist. Es ist möglich, dass dieser Mitarbeiter mit vielen Problemen zu tun hat. Es ist notwendig, ihm die Möglichkeit zu geben, sich zu orientieren und gleichzeitig zu zeigen, dass Sie seine Zeit schätzen. Dies kann ein Link zu einem an einem bestimmten Datum unterzeichneten Vertrag sein oder eine Nachricht, dass ein auf der Website veröffentlichter Lebenslauf vom Management überprüft wurde. Wenn Sie eine Antwort schreiben, geben Sie bitte an, welche Aktion Ihr Befragter als Auslöser ausgeführt hat.
